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Digitalisierung im Labor

Nutzerfreundlichkeit und Nachnutzung sind die Leitideen bei der Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes

Ernst Bürger ist Leiter der Unterabteilung DG II im Bundesinnenministerium

Bei der Digitalisierung von Verwaltungsleistungen im Rahmen der Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes kommen die interdisziplinären Teams mit agilen Methoden rasch zu nachnutzbaren Ergebnissen. Zu den Teams gehören auch Nutzer.

Das Onlinezugangsgesetz (OZG) verpflichtet Bund, Länder und Kommunen, bis 2022 alle Verwaltungsleistungen über Verwaltungsportale auch digital anzubieten und diese Portale zu einem Verbund zu verknüpfen. Bürger und Unternehmen werden unsere Onlinedienste häufiger als heute nutzen, wenn Verwaltungskontakte genauso komfortabel wie Reisebuchungen digital und von zu Hause oder mit dem Mobiltelefon möglich sind. Oder wenn Elterngeld oder andere beliebte Leistungen ohne schwer verständliche Formulare und aufwendig zu beschaffende Nachweise beantragt werden können. Auch die deutsche Wirtschaft will von der digitalen Verwaltung profitieren und hofft auf Einsparpotenziale bei den Bürokratiekosten.

 

Die Realisierung dieser Vorteile ist eine große Herausforderung für die föderale Verwaltung. Quantitativ, da weit über 500 zu digitalisierende Leistungen identifiziert wurden, und qualitativ, weil die föderalen Ebenen und ihre IT-Dienstleister neue Kooperationswege gehen müssen, damit die Onlineleistungen künftig auf einem flächendeckend hohen Niveau angeboten werden. In der Konsequenz ist die OZG-Umsetzung von zwei Leitideen geprägt: Sie soll nutzerfreundliche und zur Nachnutzung geeignete Ergebnisse erzielen. Bei der Digitalisierung von Verwaltungsleistungen legen wir deshalb großen Wert darauf, dass die neuen Online-Angebote den konkreten Bedarfen der Nutzer entsprechen. Zugleich wollen wir erreichen, dass die Lösungen von vielen Behörden nachgenutzt werden. Für beide Ziele hat sich der Einsatz von Digitalisierungslaboren in der Praxis bewährt.

 

Arbeitsteilige, marktoffene Umsetzung

Die Digitalisierung der Leistungen erfolgt arbeitsteilig in Themenfeldern im Rahmen des Digitalisierungsprogramms, koordiniert vom Aufbaustab FITKO und dem Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat (BMI). Jedes Themenfeld wird federführend von einem Bundesressort und einem Land gemeinsam mit kommunalen Partnern und gegebenenfalls weiteren Ländern bearbeitet. Alle Bundesressorts beteiligen sich an der Themenfeldarbeit, ebenso alle Länder und derzeit etwa 80 Kommunen. IT-Dienstleister können als Experten hinzugezogen werden, sofern marktoffene, produktneutrale und dadurch nachnutzbare Lösungen erarbeitet werden. Bei Bedarf können weitere Akteure eingebunden werden, zum Beispiel Verbände und Kammern. Bei der Themenfeldarbeit geht es vor allem darum, eine nutzerorientierte und effiziente Umsetzung der Leistungen eines Themenfeldes zu planen, vorzubereiten und zu begleiten. Für die praxisnahe Entwicklung hoch priorisierter Leistungen stellt das BMI interdisziplinäre Digitalisierungslabore bereit.

 

Nutzerorientierung im Fokus

Mit agilen und kreativen Methoden wie Design Thinking und Scrum werden von den Laboren in der Regel drei Ergebnisse erarbeitet, die von IT-Dienstleistern verwendet werden können: ein nutzerfreundlicher Zielprozess, der in Business Process Model and Notation modelliert und als Klick-Prototyp entworfen wird, sowie ein Umsetzungsplan. Der Zielprozess hat im Idealfall zwei Ausbaustufen. Zum einen eine langfristige Zielvision, wie der Prozess so nutzerfreundlich wie möglich gestaltet sein kann, inklusive erforderlichen Registeranbindungen und Rechtsänderungen. Zum anderen eine rasch umsetzbare Minimalversion, die möglichst schon bei heutiger Rechts- und Registerlage umsetzbar ist. Der wesentliche Vorteil der Digitalisierungslabore ist ihre interdisziplinäre Zusammensetzung: Föderale Fach- und Digitalisierungsexperten, rechtliche und technische Experten, User-Experience-Designer und Agile Coaches erarbeiten die Ergebnisse gemeinsam mit Nutzern, die mit einem dreistufigen Prozess aus Interviews, Tests und Feedback eingebunden werden. Die Nutzer werden über spezialisierte Agenturen oder professionelle Netzwerke nach soziodemografischen Kriterien wie Alter, Geschlecht, Haushaltseinkommen, Familienstand oder Migrationshintergrund rekrutiert.

 

Nachnutzung bald möglich

Insbesondere komplexe Leistungen wie Wohngeldbeantragung, BAföG oder Aufenthaltstitel für Erwerbstätigkeit erfordern umfangreiche Vorarbeiten. Dazu gehört ein detaillierter Fragebogen für persönliche Interviews. In darauf aufbauenden Workshops erarbeiten die Nutzer im Austausch mit Behördenvertretern neue Lösungsansätze. So lernen wir, wie viel Unsicherheit an einigen Stellen besteht und wie missverständlich Formulierungen sein können. Die Nutzer wiederum erfahren, wie Entscheidungen aufgrund der Rechtslage oder systemimmanenter Vorgaben getroffen werden. Beide Seiten erleben transparentere Vorgänge und entwickeln im Idealfall ein besseres Verständnis füreinander. Noch im Jahr 2019 werden erste, in den Laboren bearbeitete Leistungen Ländern und Kommunen flächendeckend als Nachnutzungsmodelle zur Verfügung stehen – zentral, dezentral oder auch als Software as a Service. Über Sachstände und Ergebnisse der Laborarbeit informieren wir regelmäßig zum Beispiel auf der Internetseite des IT-Planungsrates. Im Rahmen des Wissensmanagements, zur Standardisierung des Vorgehens und als Arbeitshilfe ist dort zudem ein Digitalisierungsleitfaden, der bis Ende 2019 fortgeschrieben wird, zu finden.

 

Autor: Ernst Bürger, Leiter der Unterabteilung DG II im Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat.

 

Interessierte können jederzeit Anfragen an die Arbeitsgruppe DG II 4 im BMI richten: OZG@bmi.bund.de

 

Weiterführender Link: www.digitalisierungsprogramm.it-planungsrat.de