Der Beschaffungsprozess in der öffentlichen Verwaltung wird derzeit einer umfassenden Digitalisierung unterzogen. Von zentraler Bedeutung sind die Etablierung der elektronischen Vergabe (E-Vergabe) und die Umsetzung der elektronischen Rechnungsabwicklung (E-Rechnung). Die E-Vergabe ist ein Kernaspekt der elektronischen Beschaffung für kommunale Verwaltungen und auch für kommunale IT-Dienstleister. Am 18. April 2014 traten entsprechende EU-Richtlinien in Kraft und waren  innerhalb von 24 Monaten in nationales Recht umzusetzen.

In Deutschland wurde das Vergaberechtsmodernisierungsgesetz (VergRModG) verabschiedet. Vitako hat sich in den verschiedenen Phasen der Gesetzgebung intensiv in den Prozess eingebracht, um die Interessen der kommunalen IT-Dienstleister deutlich zu machen. Im Ergebnis erweitert das neue Vergaberecht die Möglichkeiten zur öffentlich-öffentlichen und interkommunalen Zusammenarbeit – für die vernetzt arbeitenden Mitglieder von Vitako wurde mehr Rechtssicherheit geschaffen.

Neue EU-Norm

Auch die einer Vergabe nachgelagerte Rechnungsabwicklung befindet sich im Umbruch. Die Europäische Union hat mit der Richtlinie 2014/55/EU die Richtung vorgegeben: Diese verpflichtet öffentliche Auftraggeber und Vergabestellen zur Annahme und Verarbeitung elektronischer Rechnungen.

Zudem soll eine neue EU-Norm für die elektronische Rechnungsstellung in Europa eingeführt werden, ein semantisches Datenmodell, das die verschiedenen nationalen Standards in Einklang bringt. Das Ziel ist es, nicht nur die Erstellung, Versendung, Übermittlung und Entgegennahme, sondern auch die Verarbeitung einer Rechnung vollständig zu automatisieren. Die Empfänger müssen Rechnungen automatisch und digital verarbeiten, und zwar auf Basis von strukturierten Daten.

Umsetzung weit fortgeschritten

Dies alles bedeutet neben einer Veränderung der Prozesse auch eine Veränderung der unterstützenden Informationssysteme. Für die E-Vergabe müssen beispielsweise elektronische Vergabeplattformen zur Bekanntmachung eines Vergabeverfahrens, zur Bereitstellung der entsprechenden Vergabeunterlagen und zur weiteren Kommunikation der Beteiligten bereitgestellt werden. Für den Empfang und die Verarbeitung elektronischer Rechnungen müssen sowohl Eingangskanäle mit den entsprechenden Schnittstellen, als auch interne Workflows und Systeme geschaffen werden. Die kommunalen IT-Dienstleister unterstützen die Verwaltungen bei der Umsetzung und sind teilweise in der Implementierung schon weit fortgeschritten.