Die hier vorliegende „Musterverfahrensbeschreibung für das ersetzende Scannen durch externe Scandienstleister in Kommunen“ ist eine Ergänzung zur „Leitlinie zum ersetzenden Scannen in Kommunen nach TR RESISCAN“ von April 2017. Sie befasst sich vorrangig mit der Beauftragung externer Scandienstleister, für die besondere Rahmenbedingungen beachtet werden müssen. Damit wird eine Lücke geschlossen, weil im Hauptdokument, der „Leitlinie zum ersetzenden Scannen“ auf den Prozess des Scannens beim externen Dienstleister nicht eingegangen wurde.

Diese Musterverfahrensbeschreibung basiert auf der Technischen Richtlinie „TR-03138 Ersetzendes Scannen“ des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI), kurz TR RESISCAN. Berücksichtigt werden die Größe der Verwaltung, ihr Aufgabenspektrum und nicht zuletzt deren IT-Ausstattung, die verschiedene Handlungsspielräume vorgeben. Die Zielsetzung der TR RESISCAN, Papierdokumente (Posteingänge und Aktenbestände) mit Erhaltung der Beweiskraft zu scannen, bleibt bestehen. Denn ein wirtschaftlicher Vorteil ergibt sich nicht nur aus der Digitalisierung der Dokumente und damit der Prozesse, sondern auch durch die Vernichtung der Papierbelege.

Das Ziel des vorliegenden Dokuments ist es, den Scanprozess einfach und rechtssicher umsetzen zu können. Die elektronische Akte soll vollständig sein und ein medienbruchfreies Arbeiten ermöglichen. Die Verfahrensbeschreibung befasst sich mit der ordnungsgemäßen Digitalisierung von Dokumenten mit dem Ziel der Aufrechterhaltung der Beweiskraft des Digitalisats im Vergleich zum Papieroriginal. Die Basis für das beweiswerterhaltende Scannen ist neben einer Verfahrensbeschreibung auch die Durchführung einer Schutzbedarfsanalyse für die zu scannenden Dokumente. Mithilfe dieser Musterverfahrensbeschreibung können Sie Ihre bestehende interne Musterverfahrensbeschreibung um die Dokumentation des externen Scanprozesses erweitern. Außerdem werden sicherheitsrelevante Maßnahmen benannt, die beim rechtskonformen ersetzenden Scannen zu gewährleisten sind.

Die Musterverfahrensbeschreibung erlaubt es, den Scanprozess beim externen Dienstleister Schritt für Schritt zu dokumentieren. Gliederung und Text sind so angelegt, dass ein einfaches Komplettieren für das externe Scannen möglich ist. Die individuell modifizierte Musterverfahrensbeschreibung ergibt dann – zusammen mit dem Hauptdokument – die für Ihre Kommune geltende Verfahrensbeschreibung im Sinne der TR RESISCAN.