Bei einem öffentlichen IT-Dienstleister sind typischerweise eine Vielzahl von Softwarelizenzen für den Betriebsablauf notwendig. Die unterschiedlichen Lizenztypen und -modelle sowie die spezifischen Lizenzbedingungen führen dabei zu einer erheblichen Komplexität. Besonders mit der Einführung der Servervirtualisierung hat sich die Komplexität des Lizenzmanagements nochmals erhöht, da bereits einfache Verlagerungen virtueller Server lizenzrechtlich relevant sein können. Die Auskünfte und Beratungen von Vertriebspartnern der Software-Hersteller ersparen in der Regel nicht eine kosten- und zeitintensive eigene Prüfung der komplexen Verträge.

Die Software-Anbieter behalten sich in den marktüblichen Lizenzverträgen das Recht vor, die ordnungsgemäße Lizenzierung der verkauften Softwareprodukte vor Ort zu überprüfen. Bei vielen Mitgliedern von Vitako haben in diesem Zusammenhang bereits Lizenzaudits verschiedener Hersteller stattgefunden. Wird bei einem solchen Audit eine Unter-Lizenzierungen festgestellt, so führt dies in der Regel zu Nachforderungen durch den Hersteller. Auf diese Weise können sich für einen IT-Dienstleister hohe und vor allem ungeplante Ausgaben ergeben.

Die einzige Möglichkeit, sich vor derartigen Vertragsstrafen zu schützen, besteht im Aufbau eines leistungsfähigen Lizenzmanagements, das jederzeit in der Lage ist, die erworbenen und in Betrieb befindlichen Softwarelizenzen korrekt gegenüberzustellen und zu bilanzieren.