Elektronische Akten in Verbindung mit elektronischer Vorgangsbearbeitung sind für eine konsequente Verwaltungsmodernisierung unabdingbar. Beim ersetzenden Scannen in Kommunen bestehen bislang allerdings Unsicherheiten, wie die Übertragung von Papieroriginalen in elektronische Dokumente nach dem Stand der Technik erfolgen soll und wie dabei Rechtskonformität gewährleistet werden kann. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) hat dazu eine Technische Richtlinie zum ersetzenden Scannen - kurz TR RESISCAN - entwickelt. Sie richtet sich an Anwender aus den Bereichen Verwaltung, Wirtschaft und Justiz und benennt sicherheitsrelevante Maßnahmen, die beim (rechtskonformen) ersetzenden Scannen zu gewährleisten sind.

Auf Initiative des Landkreises Breisgau-Hochschwarzwald hat sich im Rahmen des IT-Gipfels ein Runder Tisch „Rechtskonforme E-Akte“ gegründet, der die Entwicklung einer Leitlinie zum ersetzenden Scannen in Kommunen nach TR RESISCAN durch die Bundes-Arbeitsgemeinschaft Kommunaler IT-Dienstleister (Vitako) und die Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (KGSt) begleitet hat. Das BSI betrachtet das Arbeitsergebnis als „wichtigen Meilenstein auf dem Weg zur Erhöhung der Rechtssicherheit und Wirtschaftlichkeit beim ersetzenden Scannen“.

Die vorliegende Leitlinie gibt Anwendern in Kommunen eine praktische Hilfestellung für das ersetzende Scannen. Sie besteht aus grundlegenden Informationen über das ersetzende Scannen, aus einer exemplarischen Schutzbedarfsanalyse für kommunale Dokumente sowie einer Musterverfahrensbeschreibung.

Ein zentrales Ergebnis der Schutzbedarfsanalyse der KGSt ist, dass in Kommunalverwaltungen in der Regel von der Schutzbedarfskategorie „normal“ bei Papieroriginalen auszugehen ist. Die exemplarische Schutzbedarfsanalyse ermöglicht dem Anwender die bessere Einordnung der jeweils vor Ort zu bestimmenden Schutzbedarfe für alle kommunalen Dokumentenarten – von der Urkunde bis zum Brief. Aus dem Ergebnis der Schutzbedarfsanalyse ergeben sich dann fachliche Anforderungen an den Scanprozess.

Die von Vitako angefertigte Musterverfahrensbeschreibung unterstützt Kommunalverwaltungen, die Anforderungen der TR RESISCAN umzusetzen. Mit ihrer Hilfe kann der örtlich eingesetzte Scanprozess Schritt für Schritt dokumentiert werden. Die Musterverfahrensbeschreibung erläutert typische Fragestellungen und beschreibt alle notwendigen personellen, technischen und organisatorischen Maßnahmen.

Die „Leitlinie zum ersetzenden Scannen in Kommunen nach TR RESISCAN“ möchte bestehende Unsicherheiten bei der elektronischen Aktenführung abbauen helfen. Die Initiatoren gehen außerdem von einer deutlich gesteigerten Rechtskonformität beim ersetzenden Scannen aus. Als Herzstück der digitalen Verwaltung ist Verwaltungsmodernisierung ohne elektronische Akten nicht umsetzbar. Erst hierdurch können digitale Bürgerdienste medien-bruchfrei verarbeitet und wirtschaftlich gestaltet werden.

Einzeldokumente:

- Vitako-Musterverfahrensbeschreibung (PDF): hier
- Vitako-Musterverfahrensbeschreibung (Word): hier
- KGSt-Schutzbedarfsanalyse (Excel): hier

Gesamtdokument: