Vitako, die Bundes-Arbeitsgemeinschaft der kommunalen IT-Dienstleister e.V., hat eine Musterverfahrensbeschreibung für das Ersetzende Scannen durch externe Scandienstleister in Kommunen veröffentlicht. Sie ist eine Ergänzung zur „Leitlinie zum ersetzenden Scannen in Kommunen nach TR RESISCAN“ vom April 2017. Der neue Leitfaden befasst sich vorrangig mit der Beauftragung externer Scandienstleister, für die besondere Rahmenbedingungen beachtet werden müssen. Damit wird eine Lücke geschlossen, da im Hauptdokument auf den Prozess des Scannens beim externen Dienstleister nicht eingegangen wurde.

Die Musterverfahrensbeschreibung basiert auf der Technischen Richtlinie „TR-03138 Ersetzendes Scannen“ des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI), kurz TR RESISCAN. Berücksichtigt werden die Größe der Verwaltung, ihr Aufgabenspektrum und nicht zuletzt deren IT-Ausstattung, die verschiedene Handlungsspielräume vorgeben. Die Zielsetzung der TR RESISCAN, Papierdokumente (Posteingänge und Aktenbestände) mit Erhaltung der Beweiskraft zu scannen, bleibt bestehen. Denn ein wirtschaftlicher Vorteil ergibt sich nicht nur aus der Digitalisierung der Dokumente und damit der Prozesse, sondern auch durch die Vernichtung der Papierbelege.

Die Musterverfahrensbeschreibung erlaubt es, den Scanprozess beim externen Dienstleister Schritt für Schritt zu dokumentieren. Gliederung und Text sind so angelegt, dass ein einfaches Komplettieren für das externe Scannen möglich ist. „Mit dem vorliegenden Dokument wollen wir bei der Umsetzung eines einfachen und rechtssicheren Scanprozess behilflich sein“, sagt Vitako-Geschäftsführer Ralf Resch. „Die elektronische Akte muss vollständig sein und ein medienbruchfreies Arbeiten ermöglichen.“